Terramare on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa, sidosryhmiensä ja palvelujensa käyttäjien yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.
Tämä tietosuojalausunto koskee Terramaren asiakkaiden, palvelutoimittajien ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöiden sekä Terramaren verkkosivuston vierailijoiden henkilötietoja.
Työhakemuksiin liittyvä tietosuojaseloste on nähtävillä Työpaikat-osiossa.
Rekisterinpitäjä
Terramare Oy
Laurinmäenkuja 3A, 00440 Helsinki
Puh. 09-613621
terramare@boskalis.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nina Kesseli
Puh. 09-61362618, nina.kesseli@boskalis.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötiedot
Asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietoa käsitellään liiketoiminnan edistämiseksi, asiakas- ja yhteistyösuhteiden ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi, palveluiden toimittamiseksi asiakkaille, sopimusvelvollisuuksien täyttämiseksi, sopimusten hallinnoimiseksi ja laskutusta varten, yhteistyösuhteisiin liittyvän viestinnän toteuttamiseksi ja palvelujen markkinoimiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu liiketoiminnan harjoittamiseksi ja kehittämiseksi sekä palveluiden markkinoimiseksi. Kirjanpitomateriaaliin sisältyvien henkilötietojen käsittelyperuste on lakisääteinen velvoite. Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus.
Yhteydenottolomakkeella lähetetyt tiedot
Verkkosivustolla vierailijat voivat ottaa meihin yhteyttä verkkosivujen yhteydenottolomakkeen avulla. Lomakkeella pyydetään yhteystietojasi, jotta saamme tarvittavat tiedot yhteydenottopyynnön käsittelemiseksi ja voimme vastata sinulle.
Henkilötietojasi käytetään ainoastaan ehdotusten, palautteiden ja yhteydenottopyyntöjen vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi sekä niihin vastaamiseksi. Yhteydenottolomakkeen kautta saatujen henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu palveluiden kehittämiseksi sekä asiakkaiden ja verkkosivuston vierailijoiden palvelemiseksi. Tietojasi ei käytetä muihin tarkoituksiin, ellet ole erikseen antanut nimenomaista suostumustasi siihen.
Evästeet
Terramare käyttää evästeitä ja muita tekniikoita kerätäkseen tietoja sen verkkosivuston käytöstä. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö edellyttää suostumustasi.
Tällä hetkellä verkkosivuillamme on käytössä Google Analytics, jota käytetään verkkosivuston kävijäliikenteen analysointiin sivuston käytettävyyden parantamiseksi. Evästeiden käytön kieltäminen voi vaikuttaa heikentävästi käyttäjäkokemukseen ja palveluiden toimivuuteen.
Jos olet antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn tiettyä tarkoitusta varten, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi linkin kautta, joka sisältyy jokaiseen meiltä vastaanottamaasi sähköpostiin. Voit peruuttaa suostumuksesi myös ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen terramare@boskalis.com.
Mitä tietoja käsittelemme
Asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien osalta käsittelemme seuraavia tietoja:
- Perustiedot, kuten yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike ja mitä organisaatiota henkilö edustaa
- Yritykseen liittyvät tiedot, kuten yrityksen toimiala, tieto siitä, onko yrityksellä RALA-pätevyys (Rakentamisen laatu ry) ja missä urakoissa yritys on ollut mukana
- Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Asiakas- tai yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilatut ja toimitetut palvelut, sopimuksen sisältämät tiedot sekä laskutus- ja maksutiedot
- Viestintään liittyvät tiedot, kuten asiakkaan tai palveluntarjoajan yhteyshenkilön kanssa käyty kirjeenvaihto
Yhteydenottolomakkeeseen liittyen käsittelemme seuraavia tietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero
- Viestintään liittyvät tiedot, kuten lomakkeen vapaaseen kenttään kirjoitetut tiedot ja vastaukseen sisältyvät tiedot
Evästeiden avulla keräämme tilastotietoa verkkosivuilla vierailijoista, kuten miltä verkkosivulta Terramaren verkkosivustolle on saavuttu ja mitä verkkosivuston osia on katseltu. Lisäksi evästeiden avulla kerätään verkkotunnistetietoa, kuten laitteen IP-osoite sekä mikä selain ja käyttöjärjestelmä on ollut käytössä.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei pakottava lainsäädäntö sitä edellytä.
Terramare käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja toimeksiannon perusteella Terramaren lukuun. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi markkinointipalvelujen tarjoajat sekä IT-palveluiden toimittajat, jotka huolehtivat järjestelmien ja palvelimien teknisestä ylläpidosta. Palveluntarjoajia sitoo salassapitovelvollisuus, eikä niillä ole oikeutta luovuttaa tietoja eteenpäin tai käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin Terramaren toimeksiannon toteuttamiseen. Terramare on huolehtinut palveluntarjoajiensa kanssa tietosuojasta mm. laatimalla henkilötietojen käsittelyä koskevat käsittelysopimukset.
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti EU:n/ETA:n alueella. Terramaren käytössä olevat IT- järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin myös EU:n/ETA:n ulkopuolelta esimerkiksi teknisen tuen tarjoamista varten. Jos henkilötietoa käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, Terramare huolehtii asianmukaisista suojatoimista tietojen suojaamiseksi.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan hankkia ja päivittää julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä, viranomaisilta ja yhteystietopalvelujen tarjoajilta.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja ei säilytetä kauemmin kuin niiden käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.
Sopimussuhteisiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti noin 2 vuotta sopimuksen tai urakan päättymisen jälkeen, ellei pitemmälle käsittelyajalle ole tarvetta esimerkiksi takuuvelvoitteisiin liittyvien seikkojen vuoksi. Takuuvelvoitteisiin liittyvien henkilötietojen säilytysaika voi takuuajan pituudesta riippuen olla esimerkiksi 10 vuotta urakan valmistumisen jälkeen. Maksutapahtumiin ja laskutukseen liittyviä henkilötietoja käsitellään osana Terramaren kirjanpitomateriaalia kirjanpitolain määrittelemän ajan, joka on kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.
Palautteisiin ja yhteydenottopyyntöihin liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti noin 1 kuukausi yhteydenotosta tai kunnes yhteydenottoa koskeva asia on käsitelty.
Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietojen käsittelyn periaatteet on linjattu konsernin tietoturvaohjeistuksessa. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien ja aineistojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden toimenkuva sitä edellyttää. Terramare huolehtii toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Terramaren käsittelemät henkilötiedot on suojattu asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Terramarella on käytössään turvatoimet virus- ja haittaohjelmistoilta suojautumiseksi. Turvatoimenpiteitä päivitetään säännöllisesti.
Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Kullakin käyttäjällä on järjestelmään oma käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella voidaan todentaa kaikki sisäänkirjautumiset järjestelmiin. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Henkilötietoja sisältävät materiaalit hävitetään luotettavalla tavalla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojesi poistamista, mikäli sille on lain edellyttämät perusteet. Jos henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.
Jos rekisteröity on toimittanut Terramarelle tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja(at)om.fi).
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia.
Terramare ei suorita profilointia tai tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä käsittelemiensä henkilötietojen pohjalta.
Yhteydenotot koskien henkilötietojen käsittelyä ja muutokset tietosuojalausekkeeseen
Tässä tietosuojalausekkeessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen terramare@boskalis.com. Vastaamme tiedusteluihin ja pyyntöihin viivytyksettä ja viimeistään tietosuoja-asetuksessa säädetyssä määräajassa.
Terramare voi päivittää tietosuojalauseketta tarpeen mukaan. Viimeisimmän päivityksen ajankohdan voit tarkistaa sivun yläosasta. Toivomme, että tutustut säännöllisesti ajantasaiseen tietosuojainformaatioon verkkosivuillamme.