Terramaren rekryrointirekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja tarkoitus

Tämä tietosuoja- ja rekisteriseloste kuvaa, miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja luovutetaan rekrytointiprosessin yhteydessä. Rekisteröidyt ovat hakeneet jotain tiettyä avoinna olevaa työtehtävää tai lähettäneet Terramarelle avoimen hakemuksen.

Tietyn tehtävän täyttämiseen tähtäävien henkilötietojen käsittelyn perusteena on lähtökohtaisesti sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työsopimuksen aikaansaamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä sekä Terramaren oikeutettu etu hakijoiden tasa-arvoisen kohtelun osoittamisen todentamiseksi.

Tausta- ja turvallisuusselvityksiä samoin kuin soveltuvuusarviointeja koskeva henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan suostumukseen.

Avointen hakemusten kautta saatujen henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön suostumus. Mikäli henkilötietoja on käsitelty jossakin nimenomaisessa rekrytointiprosessissa, henkilötietojen käsittelyn perusteena on kuitenkin sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä. Mikäli rekisteröity ei tule hakuprosessissa valituksi tehtävään, henkilötietojen käsittely perustuu Terramaren oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kolmansille osapuolille.

2. Rekisterinpitäjä

Terramare Oy
Laurinmäenkuja 3 A
00440 Helsinki
(09) 613621, terramare@boskalis.com 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Tapio Leinonen
Laurinmäenkuja 3 A
00440 Helsinki
(09) 6136 2625, tapio.leinonen@boskalis.com

3. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilövalinnan perusteena olevia välttämättömiä henkilötietoja, jotka saattavat vaihdella avoimena olevasta tehtävästä riippuen:

Perustiedot:
- Sukunimi, Etunimet
- Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite)
- Syntymäaika (työtehtävän edellyttäessä)
- Kansalaisuus, työlupa tarvittaessa
- Luottamustoimet tarvittaessa
- Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot

Työhakemukseen liittyvät tiedot:
- Työtehtävän kannalta perusteltu työkokemus (työ- ja koulutushistoria),  tutkinnot, osaaminen ja kielitaito
- Suosittelijat
- Keskeiset osaamiset
- Henkilön oma vapaamuotoinen esittely

Hakijoiden arviointiin liittyvät rekrytointiprosessin aikana syntyvät tiedot:
- Rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot
- Hakemusta koskevat muistiinpanot
- Mahdolliset haastattelutiedot sekä haastattelumuistiinpanot
- Suosittelijat ja henkilön suostumus olla yhteydessä suosittelijoihin
- Soveltuvuusarvioinnin tulokset
- Tausta- ja turvallisuusselvityksen tulokset

Rekrytointiprosessiin osallistuvat työnantajan edustajat laativat prosessin aikana syntyneistä tiedoista ja tehdyistä havainnoista rekrytointimuistion, joka arkistoidaan hakijan muiden tietojen yhteyteen.

Tehtävään valitun henkilön perustiedot ja työhakemukseen liittyvät tiedot siirretään Terramaren henkilöstörekisteriin.

4. Tietojen säilyttäminen 

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietyn tehtävän täyttämiseen tähtäävässä rekrytointiprosessissa käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta tai kunnes asian käsittely on päättynyt tasa-arvolain kanneaikaan perustuen.

Avoimia hakemuksia säilytetään kaksi vuotta hakemuksen saapumisesta tai kunnes henkilö peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ja pyytää poistamaan tietonsa Terramaren rekrytointirekisteristä, jolloin tiedot poistetaan, mikäli niiden säilyttämiselle ei ole muuta perustetta.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisena tietolähteenä on työnhakija itse. Lisäksi tietoja voidaan kerätä työnhakijan suostumuksella mahdollisilta suosittelijoilta, soveltuvuusarviointipalveluntarjoajilta tai viranomaisilta asiakkaan edellyttäessä tausta- tai turvallisuusselvitystä.

Tietoa syntyy myös hakuprosessin aikana havainnoitaessa henkilön toimintaa.

6. Tietojen siirrot ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoa ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille.

Tietoa voidaan luovuttaa konsernin sisällä, jolloin joku muu konserniin kuuluva yritys voi käsitellä henkilötietoja Terramaren puolesta. Tämä menettely perustuu Terramaren oikeutettuun etuun siirtää henkilötietoja konserniyhtiöiden välillä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten tietojen raportoimiseksi tai tehokkaan liiketoiminnan harjoittamiseksi esimerkiksi haluttaessa hyödyntää konsernin tietojärjestelmiä.

Terramare voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa
- kun yhteistyökumppani käsittelee henkilötietoja Terramaren toimeksiannosta ja Terramaren ohjeiden mukaisesti:  esimerkiksi ostettaessa rekrytointipalvelua ulkoiselta kumppanilta, Terramare rekisterinpitäjänä vastaa henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä
- mikäli Terramare on mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
- kun luovuttaminen on välttämätöntä Terramaren oikeuksien  toteuttamiseksi, joko rekisterissä olevan tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi ja
- rekisterissä olevan suostumuksella osapuolille, joita suostumus koskee, esim. suosittelijoille.

7. Tietojen siirto säännönmukaisesti EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoa voidaan kuitenkin siirtää, mikäli Terramaren yhteistyökumppani käsittelisi henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella toimeksiantoa suorittaessaan.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto

Tietojen säilyttämisen periaatteet on linjattu konsernin tietoturvaohjeistuksessa. Fyysisessä muodossa olevaa manuaalista aineistoa käsittelevät vain henkilöt, joilla tulee olla pääsy henkilötietoihin voidakseen täyttää työnantajan edellyttämät tehtävät.

Manuaalisia henkilötietoja säilytetään lukitussa kaapissa. Toimistotilat on lukittu ja pääsy tiloihin on ainoastaan henkilökuntaan kuuluvilla sekä niillä palveluntarjoajien työntekijöillä, joilla töiden suorittamiseksi tulee olla pääty toimitiloihin. Osassa toimitiloista on kameravalvontaa.

Henkilötietoja sisältävät materiaalit hävitetään luotettavalla tavalla joko silppuamalla aineisto tai siirtämällä aineisto lukittuun tietosuoja-roskasäiliöön.

B) IT-järjestelmällä  käsiteltävät tiedot

Terramarella on käytössä turvatoimet, jotka suojaavat viruksia ja muita haittaohjelmia sekä ohjelmistovirheitä vastaan konsernin tietoturvaohjeistuksen mukaisesti. Turvatoimenpiteitä päivitetään säännöllisesti. Tietojärjestelmiin on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanan perusteella voidaan todentaa kaikki sisäänkirjautumiset.

Digitaalisessa muodossa olevaa aineistoa käsittelevät vain asianomaiset henkilöt, joiden työnsä puolesta tulee tietää tai joilla tulee olla pääsy henkilötietoihin täyttääkseen yhtiön edellyttämät tehtävät.

9. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Terramaren rekrytointirekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 2 ilmoitetulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia.

Halutessaan päivittää vanhentuneen tai virheellisen tiedon, rekisteröidyn tulee olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liityvät oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja pyytämällä poistamaan aiemmin jättämänsä avoin hakemus tai peruuttamalla suostumuksensa suosituksien saamista varten.

Rekisteröidyllä on oikeus saada omat henkilötietonsa jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa siirtääkseen tiedot järjestelmästä toiseen, toiselle rekisterinpitäjälle. Tämänkaltaiset tietopyynnöt voi osoittaa Terramare Oy:n tietosuoja-asioista vastaavalle, kohdassa 2 mainitulle henkilölle.

Jos rekisteröity katsoo, että lakisääteisiä oikeuksia on rikottu, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu.

12. Selosteen muuttaminen

Terramarella on oikeus päivittää tietosuoja- ja rekisteriselostetta kulloista toimintatapaa vastaavaksi.